Fra i concetti più dibattuti ai tempi del Coronavirus, “Smart Working” si posiziona certamente nelle prime posizioni. Improvvisamente, la distanza imposta dal virus ha trasformato quella che per molti era l’ultima moda di provenienza anglosassone (la giornata di Smart Working come il casual Friday di qualche anno fa) in una realtà quotidiana e molto concreta. Per amore, ma soprattutto per forza.

Quella dello Smart Working è una scelta che Vitesse, la nostra agenzia di Comunicazione e PR, ha fatto dal Gennaio del 2011, in un momento in cui le circostanze esterne (seppur non di impatto globale come in questo caso) ci spingevano verso una discontinuità.

Sentivamo l’esigenza di cambiare, credendo di essere pronti per farlo. Ovviamente non lo eravamo, lo avremmo scoperto con il tempo, ma abbiamo insistito, correggendo la rotta dove necessario.

Per questo motivo, vogliamo condividere la nostra esperienza con chi oggi sta rileggendo la propria attività alla luce dello Smart Working, e soprattutto a chi in esso vede un’opportunità per il futuro.

Anche perché è possibile che non foste (e magari non siate) pronti neppure voi: lo Smart Working è soprattutto questione di mindset, e modificare il proprio approccio richiede tempo e parecchie energie.

Ecco sei buone ragioni per le quali lo Smart Working era una buona idea già prima del Coronavirus, e lo sarà anche dopo.

DISCLAIMER: Quanto sotto deriva dalla nostra esperienza personale, applicata al nostro tipo di business. Non siamo un’azienda perfetta, né probabilmente lo è il nostro sistema, ma speriamo possiate ritrovare qualche spunto utile nelle nostre riflessioni.

1: Addio Pendolarismo

Nella nostra vita precedente c’era un prestigioso ufficio nel centro di Roma. Bello guardare il cupolone negli occhi al mattino. Molto meno dover navigare per due ore nel traffico, o sui mezzi, per conquistare la porta dell’ufficio e iniziare la propria giornata lavorativa. E alla sera, dover ripetere l’esercizio al contrario per tornare da famiglia e figli.

Le forme di lavoro agile, come la nostra, si adattano facilmente a situazioni molto stanziali (come quella attuale) come molto dinamiche, ma soprattutto ci consentono di muoverci solo quando c’è un reale valore nel farlo. Preferiamo investire diversamente tempo ed energie nervose: per lavorare, ma anche dedicarsi alla famiglia, alle passioni e alla crescita personale. 

Fra i vincitori di questo modello c'è anche l'ambiente. in questo senso, l'emergenza in corso ci sta dando un'inattesa opportunità di riavvolgere il nastro, almeno in parte, e resettare le nostre abitudini in maniera più responsabile. Non è una sfida banale, ma non possiamo permetterci di non affrontarla.

2: Costringe a migliorare

Il passaggio allo Smart Working ci ha “obbligato” ad adottare, nel tempo, procedure sempre più efficienti, che forse avremmo potuto/dovuto adottare già nella fase precedente.

Se avete bisogno di una spinta definitiva per iniziare ad utilizzare un sistema di cloud in maniera razionale, adottare piattaforme di comunicazione efficienti, inserire degli elementi di automazione nei vostri processi, tagliare sulle riunioni inutili, lo Smart Working può essere un grande alleato.

3: Rafforza il lavoro di squadra

Lavorare su scrivanie vicine NON equivale a lavorare insieme, men che meno a lavorare di squadra.

Quando ci rendemmo conto che i nostri collaboratori si inviavano e-mail per parlare da una scrivania all’altra, anche nella stessa stanza, ci siamo domandati se l’apparente “unità” del gruppo in un luogo fisico si riflettesse sul piano operativo. 

Lo Smart Working ci mette di fronte ad una realtà evidente: siamo parte di un gruppo di lavoro che NON potrà operare come tale se non ci prendiamo cura della comunicazione interna, prima ancora che all’esterno.

È uno degli aspetti che richiedono tempo per essere acquisiti, e vanno “aiutati” con momenti di ritrovo, team building, riunioni periodiche in cui costruire o rinsaldare legami, ma è un investimento che restituisce in misura molto maggiore.

4: Ottimizza la gestione del tempo

Essere smart workers richiede un livello di autodisciplina superiore rispetto al classico rapporto di lavoro in ufficio. La cura di determinati aspetti del lavoro – ambientali, tecnologici, di organizzazione – passa infatti dal management al lavoratore.

Il più importante di questi aspetti è la gestione del tempo. Assegnato un progetto o un obiettivo, il lavoratore gestisce gli impegni ed i blocchi di lavoro in maniera agile ed autonoma, seppur nei limiti del necessario coordinamento.

Questo è particolarmente importante in lavori che spesso sconfinano nel weekend: per chi, come noi si occupa di comunicazione nel mondo dello sport e degli eventi, questa è una realtà frequente. Preferiamo 5 ore di impegno operativo e pensante, in qualsiasi momento della giornata, a 8 ore da precettati davanti allo schermo in ufficio.

5: Apre le opportunità di recruiting

Soprattutto per aziende che lavorano in settori specifici, o che richiedono un alto grado di flessibilità (come noi), restringere il recruiting a risorse in grado di frequentare una sede fisica in un determinato luogo significa alzare enormemente il livello di difficoltà e di frustrazione.

Al contrario, grazie allo Smart Working possiamo contare collaboratori di aree e provenienze diverse, elevando il potenziale tecnico e di competenze del team in maniera molto più efficiente che in passato.

6: Si risparmia per reinvestire

È un aspetto su cui spesso si sorvola, ma che ci sembra più che mai attuale. Pur avendo degli hub operativi, rinunciare alla sede centrale ha significato risparmiare migliaia di euro, che investiamo in risorse umane migliori, risorse tecnologiche migliori, formazione. Risparmiano anche i nostri collaboratori, che non acquistano abbonamenti o carburante per venire in ufficio.

Un giorno, sempre nella prestigiosa sede romana, realizzammo come quasi mai incontrassimo i nostri clienti presso i nostri uffici. Si aspettavano che fossimo noi ad andare da loro, e in effetti il più delle volte era la scelta più efficiente anche per noi.

A distanza di molti anni, qualcuno ancora cade dalle nuvole quando gli diciamo che non facciamo più base a Roma. Evidentemente la nostra efficacia non ne ha risentito: siamo dove il nostro cliente si aspetta di trovarci.

In conclusione, lo Smart Working non è una formula perfetta, certamente non per tutti i settori e nemmeno per tutte le aziende. Tuttavia, siamo certi che il momento attuale stia aiutando tante aziende a smontare paure e pregiudizi al riguardo.

Come detto in apertura, lo Smart Working non è un cambiamento semplice: ci vuole impegno e razionalità nel rivedere i processi, sperimentando dove serve, ma senza tradire la logica di fondo.

Il cambiamento più profondo riguarda però il mindset.

Per il lavoratore, questo aspetto riguarda soprattutto l’autodisciplina, ossia la capacità di organizzare giornate e spazi di lavoro all’interno dell’autonomia concessa da questa forma di lavoro. Autodisciplina che si esprime non solo nel momento della prestazione, ma anche – spesso, soprattutto – quando bisogna staccare: non c’è capo, orologio o cartellino che ti dirà quando farlo.

Dal lato del management, invece, Smart Working significa sostituire il concetto di controllo – tipicamente top-down - con quello di visione, ispirata dal management ma estesa e condivisa al gruppo di lavoro, che con maggiori spazi di autonomia può contribuire più efficacemente alla sua evoluzione e a plasmare la cultura aziendale.

È proprio questa scelta che ci ha permesso, anche davanti all’emergenza, di adattarci agevolmente alle attuali esigenze e restrizioni. E che, ne siamo sicuri, ci aiuterà ad adattarci alla nuova realtà del mondo della comunicazione, PR ed eventi nel dopo-Coronavirus.

Quali sono per voi gli elementi decisivi nella scelta dello Smart Working? E soprattutto, lo Smart Working rimarrà nella vostra azienda quando il virus sarà un ricordo?