La toolbox per lo smart working: 5 strumenti indispensabili per lavorare da remoto

Fino a qualche mese fa se ne parlava con sufficienza, come l’ennesimo trend dal suono anglosassone. Poi, tutto d’un tratto, complice la pandemia, è diventato la panacea di tutti i mali. La realtà è che il lavoro agile, o smart working, era una possibilità concreta prima (noi in Vitesse lo abbiamo scelto nel 2011) e lo è ancor di più adesso, ma non senza qualche attenzione.

Spostare il computer dal tavolo dell’ufficio a quello del salotto è sufficiente per “lavorare da casa”, non necessariamente per farlo in maniera produttiva. Se questa situazione unica (e speriamo irripetibile) ha smontato il mito della “necessità” della presenza fisica in un medesimo luogo di lavoro, al tempo stesso rivoluzionare una dinamica così importante richiede preparazione. Sul piano della mentalità, ma anche su quello tecnologico.

È qui che entrano in gioco i software, i cosiddetti tools, che consentono ai team di lavoro di ristrutturare per via remota i processi aziendali (talora migliorandoli), e consentire una collaborazione produttiva e concreta. Detta così suona molto semplice, vero?

In quasi dieci anni di smart working, in Vitesse abbiamo sperimentato letteralmente decine e decine di strumenti, sempre con l’obiettivo di perfezionare il nostro modo di collaborare, di permettere una migliore partecipazione del team, e in generale di “funzionare” meglio. Alcuni esperimenti vanno a buon fine, altri meno.

In questo post vogliamo condividere cinque esperimenti di successo: cinque tool indispensabili per il nostro modo di lavorare, ovviamente applicati al settore che ci appartiene, quello della comunicazione. Ecco la nostra toolbox:

- SLACK: Si tratta forse del tool più famoso per la collaborazione aziendale, che consente di incanalare all’interno di una piattaforma i messaggi istantanei interni al gruppo di lavoro. Su Slack ci si scambiano documenti, informazioni e feedback, il tutto organizzato per canali: nel nostro caso, abbiamo scelto di crearne uno per ciascun progetto, più alcuni più verticali per determinate aree. All’interno di Slack, ciascun componente del gruppo di lavoro può iscriversi ai vari canali, ma anche gestire modalità e tempistiche delle notifiche. Slack è inoltre integrabile con diverse applicazioni di uso frequente, come Google Calendar, Dropbox e parecchie altre.

Slack ci piace perché fornisce uno storico condiviso di quanto sta accadendo su un progetto, e ci consente di utilizzare la messaggistica istantanea in un contesto diretto e “professionale”, lontano dal rumore di Whatsapp e di Facebook Messenger. Chi desidera un’alternativa può rivolgersi a Discord, oppure a Microsoft Teams – software che più di ogni altro si sta proponendo oggi come competitor diretto di Slack.

- SKYPE: Anche in questo caso, parliamo del sistema di videocalling forse più conosciuto al mondo, forse anche perché ha saputo affermarsi prima dei competitor, che oggi però sono parecchi e agguerriti – Zoom, Google Meet e lo stesso Microsoft Teams su tutti. La realtà è che tutti questi sistemi funzionano tendenzialmente bene, e molti di questi dispongono di funzionalità superiori a Skype, vuoi per la possibilità di creare webinar, di interagire con più utenti, di sfruttare metodi di scheduling più efficienti. Lo sappiamo perché spesso li utilizziamo anche noi.

Tuttavia, per i nostri meeting interni scegliamo Skype per un motivo complessivamente semplice: è gratuito senza limiti di tempo. Per un piccolo team come il nostro, Skype assolve bene all’esigenza di guardarsi in faccia almeno una volta al giorno, senza effetti speciali ma anche senza l’ossessione del timer che scorre. Nel momento in cui scriviamo anche Google Meet offre lo stesso vantaggio, ma è già noto che non lo farà ancora a lungo.

- DROPBOX: Non si può pensare di lavorare da remoto senza un sistema di cloud funzionale e organizzato. Oggi un archivio in cloud è realtà anche per gran parte delle aziende con sedi tradizionali, ma una decina di anni fa non era ancora così diffuso. Anche noi, appena decidemmo di passare allo smart working, ci dotammo di un primo sistema di cloud computing, ma era troppo macchinoso, così finivamo per utilizzarlo poco. Ci vollero un paio di hard disk rotti e parecchi pugni sul tavolo per decidere di cambiare: sia il metodo che il sistema di cloud. Abbiamo scelto Dropbox, e ha funzionato.

Dropbox non è certo il solo sistema di archiviazione in cloud sul mercato (Google Drive, Microsoft OneDrive…), ma in questi anni ci ha sempre fornito gli strumenti necessari per collaborare, internamente come con l’esterno, con spazio di condivisione ampiamente adeguato e grande facilità di gestione. Inoltre, la fitta concorrenza fa sì che arrivino spesso delle nuove release con funzionalità ulteriori.

Per una struttura aziendale, pur piccola che sia, è indispensabile scegliere la versione business, che rispetto alla base permette la gestione dei controlli amministrativi dei membri del team, e offre protezione totale dei dati condivisi rispetto a un tentativo di accesso forzato di terze parti.

- KONTENTINO: Account di progetto, graphic designer, social media manager, cliente. Quattro persone che partecipano, in funzioni diverse, alla gestione dei canali social media. Quattro persone che spesso si trovano in luoghi diversi, soprattutto con una struttura come la nostra.

Per questo è molto importante scegliere un tool di gestione dei canali social che sia non solo funzionale ed efficace, ma anche adatto alle modalità di lavoro interne, con tutte le funzionalità necessarie per diventare un aiuto anziché un limite.

Noi – dopo lungo e faticoso scouting - abbiamo scelto Kontentino, soprattutto per le sue efficaci funzionalità di collaborazione. Con Kontentino è effettivamente possibile – ed agevole – gestire e verificare i piani editoriali in un colpo d’occhio, seguire i processi di approvazione interna ed esterna, e realizzare anche degli utili report per i clienti.

Una possibile alternativa è il famosissimo Hootsuite.

- MIRO: Una lavagna bianca dove poter lavorare in tempo reale con il proprio team. Miro è un grande amico dei processi creativi a cui partecipa tutta la squadra, una delle situazioni che“soffre” maggiormente della non condivisione di uno spazio fisico.

Agile e di facile comprensione, Miro offre decine di schemi preimpostati sui quali lavorare (mappe mentali, diagrammi di flusso e molto altro), ma consente anche di lavorare in maniera flessibile utilizzando post-it virtuali proprio come si farebbe su una lavagna fisica. Insomma, il modo migliore per sviluppare un’idea con l’apporto di tutta la squadra: Miro è la soluzione per brainstorming, co-creazione, design sprint e chi più ne ha più ne metta.

Il miglior modo per capire come usarlo è cominciare ad usarlo. Il piano free è parecchio limitato, ma per chi fa forte uso di metodologie che richiedono la partecipazione di diverse persone alla fase di ideazione – come il Growth Hacking – Miro è sicuramente un buon investimento.

Questa, ovviamente, è solo un’occhiatina: ogni giorno, noi come tutti i team in remoto utilizziamo ben più di cinque software per collaborare, molti dei quali ormai senza pensarci. Ma processi ed abitudini hanno bisogno di tempo per cambiare, e di diversi esperimenti per capire cosa funzioni per ogni specifica struttura: se volete iniziare a sperimentare, provate a cominciare da qui!

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